سیستم های عملیاتی عمدتا آخرین اطلاعات را نگهداری می کنند. و قادر به نگهداری اطلاعات بصورت تاریخچه ای (Historical) نیستند. در نتیجه امکان تهیه ی گزارشات مقایسه ای در طی زمان را ندارند.
مقدمه
با گذشت بیش از دو دهه از ورود سامانه های نرم افزاری به بخش های صف و ستاد صنایع و سازمان ها، امروزه کمتر مجموعه ای را می توان یافت که جهت ثبت و ضبط و پیگیری عملیات روزانه ی خود از نرم افزار استفاده نکند. اطلاعاتی که در این رهگذر در بستر سیستم های عملیاتی رسوب می کند، حاصل عملیاتی است که روزانه انجام می شود، و این اطلاعات سرمایه ای است که می تواند منشاء تصمیمات مدیریتی و استراتژیک در سازمان واقع شوند تا با بکاربستن دانشی که در طی سالها فراهم شده و هم چنین مشاهده ی وضعیت جاری سازمان در قالب نمودارهای ساده، مدیران را در تصمیم گیری های خود همراهی کند.
موفقیت و شکست و پیشرفت و پسرفت و سود و زیان سازمان ها ناشی از عوامل مختلفی است که ناخواسته از بیرون یا درون به سازمان تحمیل شده و یا تصمیماتی که مدیران در طول زمان در سازمان اتخاذ کرده اند. ولی نتایج همه این ها و میزان اثرگذاری هریک در حافظه ی تاریخی سازمان که همان اطلاعات رسوب شده در سیستم های عملیاتی می باشد، درج شده است. به عنوان مثال اگر بخواهیم روند سود یا زیان حاصل از تغییرات اعمال شده در خط تولید و یا تغییرات اعمال شده در ساختار مدیریتی سازمان را در طی زمان بسنجیم و یا نتایج حاصل از تحریم و یا نرخ ارز را بصورت دقیق در طی سال های گذشته جهت اتخاذ تصمیمات مختلف درحوضه ها متفاوت مانند منابع انسانی و سرمایه گذاری را در دوران پساتحریم بسنجیم، لازم است تا بصورت دقیق اطلاعات آن سیستم ها مورد تحلیل قرار گیرند.
از سویی یکپارچه سازی و تجمیع اطلاعات به موقع و قابل اتکا، مبنای مناسبی برای تصمیم گیری بهتر استفاده کنندگان و ذی نفعان این اطلاعات می باشد. دستیابی به نحوه عملکرد زیر مجموعه های مربوط به سازمان، برای دستیابی به اهداف و افزایش شفافیت و بهبود تصمیم گیری های آتی، تأثیر به سزایی دارد.
مشکلات استفاده از سیستم های عملیاتی جهت تهیه ی داشبورد های مدیریتی :
و اما راهکار ما :
راهکار ارائه شده در این راستا، ایجاد انبار داده (Data warehouse) می باشد که مدیران و تحلیلگران با دسترسی به آن می‌توانند اطلاعات مورد نیاز خود را استخراج و در قالب گزارش یا Dashboard مشاهده نمایند.
در این راهکار از به روزترین تکنولوژی ها و ابزار مورد استفاده در صنعت نرم افزار برای طراحی و تولید بانک اطلاعاتی یکپارچه و همچنین بانک اطلاعاتی چند بعدی (Dimensional) و تولید ETL های مورد نیاز برای انتقال اطلاعات از سیستم های عملیاتی به انبار داده و در نهایت تولید داشبوردها در بسترهای متنوع وب، ویندوز و Device های مختلف استفاده می شود.
مراحل پروژه BI
الف) طراحی و پیاده سازی سامانه کارت امتیاز متوازن Balanced Score Card :
کارت امتیاز متوازن یک سیستم مدیریتی با رویکرد مدیریت استراتژیک است که اهداف استراتزیک سازمان را با یک سری معیارهای اندازه گیری از چند منظر هماهنگ و متناظر می سازد. این چند منظر به خوبی مشخص می کند که اهداف سازمان چگونه در حال اجرا هستند و بنابراین به راحتی می توان عملیات لازم را برای تصحیح خطاها و کاستی ها برنامه ریزی نمود.
منظر مالی: در نظر سهامداران چگونه به نظر میرسیم؟
منظور از معیارهای مالی آن دسته از معیارهایی هستند که از دید سهامداران و به طور کلی ذینفعان سازمان به عنوان معیار تعیین عملکرد مد نظر قرار میگیرند. در بعد مالی به شیوه های هزینه کردن منابع مالی سازمان توجه میشود که از طریق اندازه گیری میزان سود، جریان نقدینگی، بازگشت سرمایه صرف شده، ارزش افزوده اقتصادی، بازده مجموع داراییها و نسبتهای مالی به دست میآید .
منظر مشتری: شرکت از دید مشتریان چگونه عمل میکند؟
در استراتژی کسب وکار، چگونگی ایجاد تمایز یک سازمان از رقبایش جهت جذب، حفظ و تعمیق روابط با مشتریان مورد نظر اهمیت بسیاری دارد. در مدل کارت امتیاز متوازن، توجه به مشتری از اهمیت ویژه ای برخوردار است و به مواردی چون میزان رضایت مشتریان از محصولات، توجه و رسیدگی به شکایات، تحویل به موقع محصولات به مشتریان وکاهش شکایت آنان اشاره میکند.
منظر فرآیند داخلی: ما باید در چه چیزی مهارت کسب کنیم؟
منظور آن دسته از معیارهایی هستند که باید برای ایجاد رضایت ذینفعان و مشتریان، در فرایند داخلی شرکت وجود داشته باشند. این بعد، موجب تقویت دو بعد قبلی میشود و به مواردی چون نسبت درآمد کسب شده به هزینه های بازاریابی، نسبت سود خالص به تعداد پرسنل تمام وقت، درآمد کل به تعداد پرسنل، زمان چرخه تبدیل ایده به محصول و رشد هزینه طی سال اشاره میکند.
منظر نوآوری و یادگیری: آیا میتوانیم به بهبود و ایجاد ارزش ادامه دهیم؟
منظور از این معیار، آن دسته اقداماتی است که باید در رشد و یادگیری و آموزش کارکنان به کار گرفته شود تا از این راه، وضعیت مطلوب از نظر ذینفعان و مشتریان تحقق پیدا کند. معیار رشد و یادگیری، بر توانمندی کارکنان، کیفیت سیستم اطلاعاتی سازمان و چیدمان ابزار و تجهیزات آن برای دستیابی به اهداف می پردازد.
با استفاده از نمایش گرافیکی کارتها به سرعت و سادگی وضعیت کلی کارایی سازمان را با استفاده از ابزارهایی مانند LED یا نمودارهای عقربه ای می توان مشاهده کرد. همچنین علائم هشدار دهنده روی کارتها مواردی را که کاربر باید به آنها توجه کند را نشان می دهد.
مدیریت استراتژی : استراتژی سازمان به صورت هرم اطلاعاتی زیر استخراج و تحلیل می شود :
- استخراج استراتژیهای سازمان از روی سند ماموریت و چشم انداز
- تعیین اهداف بر اساس نیازها و استراتژی سازمان Objective .
- لینک کردن اهداف به معیارهای قابل اندازه گیری
- مشخص کردن مقادیر مورد نظر در یک بازه زمانی برای هر معیار . Targets
- شکستن معیارها به عملیات لازم برای رسیدن به اهداف و مشخص کردن مهلت انجام برای آنها . Initiatives .
- اعلام هشدارهای لازم به افراد مسئول به روشهای گوناگون مانند کارتابل ، Email و … .
امکانات سامانه کارت امتیاز متوازن تحت وب:
- امکان drilldown روی کارتها به مراحل پایین تر برای مشاهده تصویر کامل از اطلاعات مرتبط به کارت شامل وضعیت فعلی ، تاریخچه مقادیر، کارهای انجام شده و توضیحات مسئولین مربوطه در ارتباط با وضعیت شاخص و فعالیتهای در جریان و آتی منتسب به متریک .
- امکان اضافه کردن توضیحات برای مشخص شدن دلیل انحراف معیار از هدف .
- امکان ایجاد و ارسال کار برای مسئول ذیربط جهت بر طرف ساختن مشکل و برگرداندن متریک به بازه هدف تعریف شده .
- امکان ایجاد گزارشات ادواری با فرمت مناسب و ارسال آن به اشخاص مسئول .